Wat is het?

Google heeft een krachtige update uitgerold voor de Drive Inventory Reporting in Google BigQuery. Voor IT-beheerders en security-officers betekent dit dat zij nu toegang hebben tot zeer gedetailleerde velden voor extern delen. Waar het voorheen een complexe puzzel kon zijn om te achterhalen wie precies toegang had tot welke gevoelige documenten, consolideert deze update nu direct permissies, groepslidmaatschappen en publieke links tot heldere, bruikbare signalen.

info
Deze update is ontworpen om de complexiteit van moderne samenwerkingsstructuren te doorbreken. Door automatisch data te aggregeren, hoef je niet langer handmatig door duizenden regels met permissie-data te spitten. Het systeem biedt nu direct inzicht in de 'externe blootstelling' van je organisatie binnen Google Drive.

Met deze nieuwe functionaliteit kun je nu eenvoudig onderscheid maken tussen menselijke gebruikers, service-accounts en bestanden die publiekelijk op het web zijn gepubliceerd. Bovendien kun je deze nieuwe data kruisen met bestaande Data Loss Prevention (DLP) metadata. Dit stelt beheerders in staat om prioriteit te geven aan het beveiligen van bedrijfsgevoelige informatie die een hoog risico loopt.

Wat is de impact?

info
De impact van deze update is aanzienlijk voor organisaties die werken met strikte compliance-eisen of die werken in een omgeving waar veel wordt samengewerkt met externe partijen. Het vermogen om 'shadow IT' en onbedoelde datalekken via Drive te detecteren, wordt hiermee vele malen groter.

Ten eerste zorgt het voor een enorme tijdsbesparing bij audits. In plaats van dagen te besteden aan het uitvragen van rapporten, kun je via BigQuery direct zien waar de risico's liggen. Dit transformeert je security-strategie van reactief naar proactief.

Ten tweede verhoogt het de nauwkeurigheid van je security-beleid. Door onderscheid te maken tussen een legitiem service-account en een bestand dat per ongeluk 'openbaar op internet' staat, kun je gerichte acties ondernemen zonder de dagelijkse workflow van je medewerkers onnodig te verstoren.

Tot slot biedt het de mogelijkheid om risico's te prioriteren. Je kunt nu eenvoudig een dashboard maken dat alleen die bestanden toont die zowel extern gedeeld zijn als gevoelige data bevatten (gebaseerd op DLP-labels). Dit is cruciaal voor het beschermen van intellectueel eigendom en klantgegevens.

Voor wie is het?

Deze update is beschikbaar voor organisaties die gebruikmaken van specifieke Google Workspace-edities. Het is met name waardevol voor beheerders die verantwoordelijk zijn voor informatiebeveiliging en compliance.

  • check_circleEnterprise Standard en Plus klanten
  • check_circleEducation Standard en Plus instellingen
  • check_circleFrontline Plus gebruikers
  • check_circleEnterprise Essentials Plus gebruikers
  • check_circleCloud Identity Premium beheerders

Wanneer wordt het uitgerold?

De uitrol is gestart op 14 augustus 2026. Het betreft een gefaseerde uitrol voor zowel Rapid Release als Scheduled Release domeinen. Het kan tot 15 dagen duren voordat de nieuwe functionaliteit volledig zichtbaar is in jouw omgeving.

Wat moet je doen?

Wil je direct aan de slag? Volg dan deze stappen om de nieuwe inzichten te activeren en te benutten.

1
Stap 1
Log in op de Google Admin console en navigeer naar Appsarrow_forward_iosGoogle Workspacearrow_forward_iosDrive en Documentenarrow_forward_iosInstellingen voor Drive-voorraadrapporten.
2
Stap 2
Activeer de optie 'Externe deelspecificaties' (External sharing calculations). Let op: deze staat standaard uit.
3
Stap 3
Wacht tot de dataverwerking is voltooid. Bij grote organisaties met veel groepen kan dit extra verwerkingstijd in beslag nemen.
4
Stap 4
Gebruik de bijgewerkte schema's in BigQuery om je rapportages en dashboards bij te werken met de nieuwe velden.
warning
Let op: bij zeer grote organisaties met complexe groepsstructuren kan het inschakelen van deze berekeningen de verwerkingstijd van je rapporten beïnvloeden. Plan dit bij voorkeur in tijdens een rustiger moment.