Wat is het?
Google heeft onlangs nieuwe beheerfuncties voor de Gemini-app (gemini.google.com) geïntroduceerd, waarmee organisaties meer grip krijgen op hoe medewerkers omgaan met hun chatgeschiedenis. Als beheerder kun je nu specifiek instellen of gebruikers binnen jouw Google Workspace-omgeving gebruik mogen maken van 'tijdelijke chats' en of zij hun conversatiegeschiedenis mogen verwijderen.
Deze toevoeging is een belangrijke stap voor bedrijven die AI-tools willen inzetten, maar tegelijkertijd strikte regels hanteren rondom data en privacy. Of het nu gaat om het voorkomen van gegevensopslag bij gevoelige projecten of het bieden van meer autonomie aan medewerkers: de regie ligt nu bij de IT-afdeling.
Wat is de impact?
Ten tweede biedt het verwijderen van conversatiegeschiedenis gebruikers de nodige controle over hun eigen digitale voetafdruk binnen de app. In een zakelijke context betekent dit dat medewerkers hun werkruimte schoon kunnen houden en verouderde of irrelevante prompts kunnen verwijderen. Dit draagt bij aan een overzichtelijkere werkomgeving en verkleint het risico dat gevoelige informatie onbedoeld blijft rondslingeren in de chatgeschiedenis van een gebruiker.
Het is echter cruciaal om te benadrukken dat deze functies niet in conflict zijn met juridische verplichtingen. Indien jouw organisatie gebruikmaakt van Google Vault, blijven de ingestelde bewaarregels (retention rules) altijd van kracht. De nieuwe instellingen geven gebruikers en beheerders dus flexibiliteit, maar de organisatie houdt te allen tijde de controle over de naleving van data-retentiebeleid en juridische archivering.
Voor wie is het?
Deze update is beschikbaar voor alle Google Workspace-klanten die Gemini voor hun organisatie hebben geactiveerd. De beheerfuncties zijn met name relevant voor:
- IT-beheerders die het gebruik van AI binnen de organisatie willen reguleren.
- Compliance-officers die toezien op data-privacy en informatiebeveiliging.
- Teams die werken met gevoelige data en behoefte hebben aan vluchtige AI-interacties.
- Organisaties die hun medewerkers willen stimuleren om op een verantwoorde manier met AI-tools te werken.
Wanneer wordt het uitgerold?
De uitrol vindt plaats in twee fasen:
- Beheerinstellingen: De uitrol voor beheerders (instellingen in de Admin Console) is op 15 juni 2026 gestart.
- Zichtbaarheid voor eindgebruikers: De functies in de Gemini-interface zelf worden vanaf 21 juni 2026 uitgerold. Beide uitrolfasen kennen een periode van 5 tot 7 dagen voor volledige zichtbaarheid.
Wat moet je doen?
Als beheerder is het belangrijk om te bepalen welk beleid het beste past bij jouw organisatie. Standaard staan deze functies 'AAN', maar je kunt ze op domein-, organisatie-eenheid (OU)- of groepsniveau uitschakelen.
Achtergrond & context
Google blijft Gemini continu doorontwikkelen als een krachtige zakelijke assistent. Waar de focus voorheen vooral lag op de outputkwaliteit, verschuift deze nu naar beheerbaarheid en privacy. Door deze nieuwe controls toe te voegen, erkent Google dat IT-afdelingen in Nederland en daarbuiten behoefte hebben aan fijnmazige configuratie-opties om AI veilig in te bedden in de dagelijkse workflow.
