Wat is het?

Google heeft onlangs Workspace Intelligence geïntroduceerd, een geavanceerd AI-systeem dat als fundament dient voor de integratie van Gemini in Google Workspace. Het grootste struikelblok bij het gebruik van generatieve AI is vaak het gebrek aan context: je moet handmatig informatie kopiëren en plakken om een goed antwoord te krijgen. Workspace Intelligence lost dit op door Gemini een 'real-time' begrip te geven van jouw specifieke werkomgeving.

Dit betekent dat Gemini nu automatisch put uit jouw data in Gmail, Google Chat, Google Calendar en Google Drive (inclusief Docs, Sheets en Slides). De AI begrijpt hierdoor waar je aan werkt, wie je collega's zijn en wat de status is van lopende projecten, zonder dat jij daarvoor telkens opnieuw de context hoeft uit te leggen.

AI Admin Console

Wat is de impact?

info
De impact van Workspace Intelligence is tweeledig: een enorme productiviteitswinst voor eindgebruikers en volledige controle voor IT-beheerders. Omdat de AI nu 'gegrond' is in jouw eigen bedrijfsdata, zijn de antwoorden die je krijgt vele malen relevanter. Je hoeft niet langer te zoeken naar dat ene document of die specifieke e-mailthread; Gemini heeft het overzicht al voor je klaarstaan.

Voor organisaties betekent dit dat AI niet langer een losse tool is, maar een geïntegreerde assistent die met je meedenkt. De drempel om AI in te zetten voor dagelijkse taken, zoals het voorbereiden van een vergadering of het samenvatten van een project, wordt hiermee aanzienlijk verlaagd. Het bespaart tijd die voorheen opging aan handmatig zoekwerk.

Daarnaast blijft de veiligheid gewaarborgd. De AI-functies respecteren de bestaande rechtenstructuur binnen je organisatie. Als een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaald document, zal de AI dit document ook niet gebruiken in de antwoorden. Je data wordt bovendien nooit gebruikt om de publieke AI-modellen van Google te trainen, waardoor je bedrijfsgeheimen binnen je eigen omgeving blijven.

Voor wie is het?

Deze nieuwe intelligentie is beschikbaar voor organisaties met specifieke Google Workspace-licenties die al gebruikmaken van AI-mogelijkheden. Hieronder vallen onder andere:

  • check_circle**Business:** Starter, Standard en Plus edities.
  • check_circle**Enterprise:** Starter, Standard en Plus edities.
  • check_circle**Education:** Education Plus-gebruikers.
  • check_circle**Overige:** Frontline Plus, Enterprise Essentials en Nonprofits.
  • check_circle**Add-ons:** Gebruikers met AI Expanded Access, AI Ultra Access of Google AI Pro for Education.

Wanneer wordt het uitgerold?

De uitrol start vanaf 22 april 2026 voor zowel Rapid Release als Scheduled Release domeinen. Houd er rekening mee dat het 1 tot 3 dagen kan duren voordat de functies zichtbaar zijn in jouw beheeromgeving.

Wat moet je doen?

Als beheerder heb je de regie over welke databronnen Workspace Intelligence mag gebruiken. Volg deze stappen om de instellingen naar wens in te richten:

1
Stap 1: Inloggen
Log in op je Google Admin console via admin.google.com.
2
Stap 2: Navigeren
Ga naar
Appsarrow_forward_iosGoogle Workspacearrow_forward_iosGeminiarrow_forward_iosWorkspace Intelligence
.
3
Stap 3: Configuratie
Bepaal per databron (zoals Drive of Gmail) of deze gekoppeld mag worden aan de AI-functies voor specifieke organisatie-eenheden (OU's) of groepen.
warning
Let op: Wij raden aan om de toegang tot alle databronnen ingeschakeld te laten voor een optimale gebruikerservaring. Als je een bron uitschakelt, zal Gemini deze niet meer proactief doorzoeken, tenzij de gebruiker expliciet in de prompt naar een specifiek bestand verwijst.

Context

De verschuiving naar 'gegronde' AI-systemen is een logische volgende stap in de evolutie van Google Workspace. Waar AI voorheen vaak antwoorden gaf op basis van algemene kennis, zorgt deze nieuwe laag ervoor dat de AI echt onderdeel wordt van jouw workflow. Bij Cloud Captains zien we dat dit de adoptie van AI binnen teams versnelt, omdat de resultaten direct toepasbaar zijn in de context van de dagelijkse werkzaamheden.

Concluderend kunnen we stellen dat Workspace Intelligence de kloof tussen data en actie verkleint. Door slimme beheerderscontroles te combineren met krachtige AI, biedt Google een platform dat niet alleen efficiënt is, maar ook voldoet aan de strenge eisen die Nederlandse ondernemers stellen aan privacy en databeheer.