Google Workspace Data Export

Welke functie is het?

• Beheerders krijgen nieuwe, specifiekere opties om organisatiegegevens te exporteren (ook bekend als ’takeout’).
• Nieuwe filtermogelijkheden in open beta: exporteer data per specifieke service (bv. alleen Gmail), op basis van Drive-labels, binnen een bepaald datumbereik, of alleen van geselecteerde Gedeelde Drives.
• Deze functies zijn een aanvulling op de bestaande mogelijkheid om te exporteren per Organisatie-eenheid (OU) of groep.

Wat verandert er en waarom?

Google introduceert meer gedetailleerde controle over het exporteren van data uit Google Workspace. Voorheen kon je als beheerder alleen álle data exporteren, of sinds 2022 filteren op basis van OU of groep. Met deze nieuwe update, die nu beschikbaar is als open beta, krijgen beheerders veel meer flexibiliteit.

De nieuwe opties maken het mogelijk om exports te specificeren op basis van:

• Specifieke services: Kies ervoor om alleen gegevens uit bepaalde apps te exporteren, zoals Gmail, Chat, Agenda of Drive.
• Drive-labels: Exporteer alleen Drive-bestanden die specifieke, bestaande labels hebben.
• Datumbereik: Beperk de export tot gegevens die binnen een bepaalde periode zijn gemaakt of gewijzigd.
• Geselecteerde Gedeelde Drives: Kies specifieke Gedeelde Drives waarvan je de data wilt exporteren.

Waarom deze verandering? Bedrijfsbehoeften en compliance-eisen veranderen voortdurend. Deze update geeft organisaties de mogelijkheid om veel gerichter data te exporteren. Dit is efficiënter en helpt om precies die gegevens te verkrijgen die nodig zijn voor bijvoorbeeld audits, juridische verzoeken of specifieke back-up scenario’s, zonder grote hoeveelheden overbodige data te hoeven verwerken.

Op wie heeft het impact en waarom?

Deze update heeft impact op Beheerders (specifiek Super Admins) van organisaties die gebruikmaken van Google Workspace Enterprise Plus in combinatie met Assured Controls of Assured Controls Plus.

Voor deze beheerders biedt de update belangrijke voordelen:

• Betere compliance: Makkelijker voldoen aan specifieke data-retentie en exportvereisten.
• Efficiëntie: Kleinere, gerichtere exports besparen tijd en mogelijk opslagkosten.
• Flexibiliteit: Meer controle over welke data wordt geëxporteerd voor verschillende doeleinden.

Eindgebruikers worden niet beïnvloed door deze wijziging en hoeven geen actie te ondernemen.

Wanneer wordt dit toegevoegd?

De uitrol van deze open beta is gestart op 4 april 2025. Het betreft een verlengde uitrol, wat betekent dat het langer dan 15 dagen kan duren voordat de functie voor alle in aanmerking komende organisaties zichtbaar is. (Huidige datum: 15 april 2025, de uitrol is dus gaande).
Er is geen aparte aanmelding nodig voor deze open beta.

Links

• Google Workspace Admin Help: Kiezen welke Workspace-gegevens u wilt exporteren (Algemene exportinformatie, zal waarschijnlijk worden bijgewerkt met de nieuwe opties)
• Google Workspace Admin Help: Alle gegevens van uw organisatie exporteren
• Google Workspace Admin Help: Over Assured Controls

Welke Versies van Google Workspace

Beschikbaar voor Google Workspace Enterprise Plus klanten die Assured Controls of Assured Controls Plus hebben geactiveerd.