Vraag: Hoe stel ik e-mail forwarding en routing in op Google Workspace?
Uitleg: E-mail forwarding en routing zijn de manieren waarop je in Google Workspace bepaalt wat er gebeurt met binnenkomende e-mail voordat deze in een mailbox belandt. Forwarding stuurt mail door naar een ander adres, routing past op een dieper niveau in, waar je per regel kunt bepalen of een bericht wordt doorgestuurd, gekopieerd, omgeleid, gefilterd of via een specifieke route wordt afgeleverd.
Beide methoden zijn cruciaal voor situaties als: een medewerker die vertrekt en wiens mail naar een collega moet, een algemene afdelingsmailbox die naar meerdere mensen moet, mail die naar een externe helpdesk of ticketsysteem moet, of compliance-eisen waarbij bepaalde berichten via een veilige route afgeleverd moeten worden.
Het verschil tussen forwarding, routing en filters
Google Workspace heeft drie manieren om e-mail anders te laten afhandelen, en het is belangrijk het verschil te kennen:
- Forwarding op gebruikersniveau is de simpele optie die de gebruiker zelf instelt in zijn Gmail-instellingen. Eén adres tegelijk en alleen voor zijn eigen inbox.
- Filters op gebruikersniveau werken binnen Gmail en kunnen op basis van regels (zoals afzender, onderwerp, label) mail doorsturen naar een ander adres. Ook hier alleen voor de eigen inbox.
- Routing op organisatieniveau is een beheerdersinstelling in de Admin Console. Hier kun je op domeinniveau bepalen wat er met inkomende mail gebeurt, voor één gebruiker, een groep, een OU of voor de hele organisatie. Routingregels worden uitgevoerd voordat de mail bij een gebruikersmailbox aankomt, dus ook voordat Gmail-filters van de gebruiker draaien.
Forwarding kan SPF breken
Wanneer een mail wordt doorgestuurd verandert de verzendende server, terwijl het oorspronkelijke From-adres blijft staan. Het ontvangende systeem ziet dan een server die niet in het SPF-record van de afzender voorkomt, waardoor de SPF-check faalt. DKIM blijft wel geldig, omdat de handtekening aan de inhoud van de mail hangt. Dit is een belangrijke reden om voor afzenderdomeinen DKIM en DMARC correct in te richten naast SPF, zeker sinds de Google en Yahoo bulk sender requirements van 2024 verder zijn aangescherpt in 2026.
Oplossing:
Er zijn vijf manieren om e-mail forwarding of routing in Google Workspace in te richten, in volgorde van eenvoud:
1
Sta of blokkeer forwarding door gebruikers
Voordat gebruikers zelf forwarding kunnen inrichten in hun Gmail, moet je dit op organisatieniveau toestaan. Standaard staat dit aan, maar in veel beheerde omgevingen wordt het uitgezet om datalekken te voorkomen.
Ga in de Admin Console naar:
Zoek de instelling Automatisch doorsturen:
- Aan: gebruikers kunnen zelf forwarding inrichten in hun Gmail-instellingen.
- Uit: alleen beheerders kunnen forwarding/routing instellen via de Admin Console. Sterk aanbevolen voor organisaties met gevoelige data om te voorkomen dat een gecompromitteerd account mail kan exfiltreren naar een extern adres.
Wil je gebruikers wél forwarding laten gebruiken, maar alleen naar interne adressen? Combineer deze setting dan met een Compliance-regel onder Routing die uitgaande forwards naar externe adressen blokkeert.
2
Forwarding op gebruikersniveau (door de gebruiker zelf)
De gebruiker doet dit als volgt:
- Open Gmail en klik rechtsboven op het tandwiel-icoon, daarna op Alle instellingen bekijken.
- Ga naar het tabblad Doorsturen en POP/IMAP.
- Klik op Een doorstuuradres toevoegen en voer het bestemmingsadres in.
- Google stuurt een verificatiemail naar dat adres. De ontvanger moet klikken op de bevestigingslink voordat forwarding actief wordt.
- Kies vervolgens wat er met het origineel moet gebeuren: bewaren in Postvak IN, als gelezen markeren, archiveren of verwijderen.
Per gebruikersaccount kan je via deze methode slechts één forwarding-adres instellen. Wil je naar meerdere adressen doorsturen? Gebruik dan filters of routing op organisatieniveau.
3
Doorsturen via Gmail-filters voor specifieke berichten
Wanneer de gebruiker niet alle mail wil doorsturen maar alleen berichten van een bepaalde afzender, met een bepaald onderwerp of met bijlagen:
- Klik in Gmail op het filtericoon in de zoekbalk.
- Vul criteria in (van, aan, onderwerp, bevat woorden, met bijlage, groter dan grootte, enzovoort).
- Klik op Filter maken.
- Vink aan Doorsturen naar: en kies een geverifieerd doorstuuradres uit het dropdown-menu.
- Klik op Filter maken om de regel op te slaan.
Doorstuuradressen moeten éérst zijn toegevoegd én geverifieerd via stap 2 voordat ze in de filter-dropdown verschijnen.
4
Beheerderforwarding via recipient address map (Routing)
Dit is de aanbevolen methode wanneer een medewerker is vertrokken, met verlof is, of wanneer je structureel mail van adres A naar adres B wilt sturen. Het is een onzichtbare omleiding op domeinniveau die de gebruiker zelf niet kan uitzetten.
Ga in de Admin Console naar:
Let op: je hebt Routing nodig, niet Default routing. Dat zijn twee verschillende secties op dezelfde pagina, op een steenworp afstand van elkaar. Recipient address map staat onder Routing.
- Selecteer linksboven de top-level organizational unit (de mapping moet op organisatieniveau worden aangemaakt, niet op een sub-OU).
- Scroll naar E-mail forwarding using recipient address map en klik op Configureren of Nog een regel toevoegen.
- Geef de regel een herkenbare naam, bijvoorbeeld Vertrokken: Jan de Vries naar Maria Bakker.
- Onder stap 1 klik op Add. Vul bij Address het oorspronkelijke adres in (bijvoorbeeld jan@jouwdomein.nl) en bij Map to address het nieuwe adres (bijvoorbeeld maria@jouwdomein.nl).
- Herhaal voor extra mappings. In één regel kunnen tot 5.000 mappings worden opgenomen, ofwel verdeeld over meerdere regels.
Onder de mappings kies je het gedrag van de regel:
- Exclude original recipient (redirect): De mail gaat alleen naar het nieuwe adres. De oorspronkelijke mailbox krijgt niets. Gebruik dit voor vertrokken medewerkers.
- Include original recipient (forward): De mail gaat naar zowel het oorspronkelijke als het nieuwe adres. Gebruik dit voor medewerkers met verlof, zodat ze bij terugkomst hun mail terug hebben.
Aanvullende opties die je kunt aanvinken:
- Alle binnenkomende berichten of Alleen externe binnenkomende berichten: bepaalt of interne mail (van collega's) ook wordt doorgestuurd of niet.
- Add X-Gm-Original-To header: voegt een header toe waarin het oorspronkelijke ontvangstadres staat. Erg handig voor de ontvanger om te zien dat het bericht oorspronkelijk niet voor hem bestemd was, en voor automatische filtering aan ontvangende kant.
Klik tot slot op Opslaan. Wijzigingen kunnen tot 24 uur duren, maar zijn meestal binnen enkele minuten actief.
5
Bulk-mappings importeren voor grote omleidingen
Bij grote migraties of veel vertrekkende medewerkers tegelijk wil je niet 500 mappings los invoeren. Gebruik in plaats daarvan de bulk add-optie:
- Volg de stappen voor recipient address map zoals hierboven.
- Klik in de mapping-stap op Bulk Add.
- Plak per regel: oorspronkelijk adres, komma, nieuw adres. Bijvoorbeeld: jan@jouwdomein.nl, archief@jouwdomein.nl.
- Eén mapping per regel, geen extra spaties.
- Klik op Add aliases.
Maximum: 5.000 mappings per address map. Verdeel grotere migraties over meerdere regels.
6
Geavanceerde routing-regels (compliance, inhoud, attachments)
Voor situaties waarbij je niet alleen op adres wilt routeren maar ook op inhoud (bijvoorbeeld: alle mail met een Burgerservicenummer moet via een TLS-route, of mail met bijlage groter dan 50 MB moet worden geweigerd) gebruik je de hoofd-Routing-instelling.
Ga in de Admin Console naar:
Scroll naar Routing (de hoofd-routing-instelling, niet de address map) en klik op Configureren of Nog een regel toevoegen. Je kunt onder andere instellen:
- Aan welke berichten de regel moet voldoen: inkomend, uitgaand, intern, op afzender, op ontvanger, op onderwerp, op inhoud.
- Welke actie moet worden uitgevoerd: bericht wijzigen (header toevoegen, onderwerp aanpassen, envelope recipient veranderen), omleiden, een blind carbon copy aanmaken, of weigeren met een specifiek foutbericht.
- Ook afleveren aan extra adres (Also deliver to): kopieer mail naar een tweede inbox, handig voor archivering, audit of monitoring.
- Compliance routing: verstuur via een TLS-vereiste route, of weiger berichten die niet aan eisen voldoen.
Regels worden van boven naar beneden uitgevoerd. Zet specifieke regels altijd bovenaan en generieke regels onderaan. Wanneer je een bestaande lijst hebt en daar later een regel aan toevoegt, controleer altijd of de volgorde nog klopt.
7
Default routing voor catch-all en dubbele aflevering
Default routing is de basisregel die bepaalt wat er gebeurt met mail die niet door een andere regel wordt opgepakt. Twee veelvoorkomende use cases:
Catch-all instellen (alle mail naar een onbekend adres binnen je domein naar één centrale mailbox sturen):
- Ga naar .
- Klik op Nog een regel toevoegen.
- Onder Specify envelope recipients to match kies All recipients of Pattern match op je domein.
- Onder If the envelope matches, do the following kies Modify message, scroll naar Change Envelope Recipient, vink aan en vul je catch-all-adres in (bijvoorbeeld onbekend@jouwdomein.nl).
- Onder Account types to affect vink Unrecognized/Catchall aan zodat de regel alleen geldt voor adressen die niet bij een echte gebruiker horen.
- Sla op.
Dubbele aflevering instellen (alle inkomende mail dupliceren naar een tweede mailsysteem, bijvoorbeeld voor een migratie of audit):
- Maak een Default routing-regel die All recipients match.
- Onder de actie kies Also deliver to en voeg het tweede adres of mailsysteem toe.
- Sla op.
Dubbele aflevering verbruikt extra mailboxruimte en kan tot dubbele meldingen leiden in beide systemen. Gebruik dit alleen voor tijdelijke migraties of compliance-doeleinden, niet als permanente oplossing.
8
Test de configuratie en monitor met Email Log Search
Na het opslaan van een regel kan het tot 24 uur duren, maar de meeste regels zijn binnen enkele minuten actief. Test altijd door:
- Vanuit een externe mailbox (bijvoorbeeld een Gmail.com privé-adres) een testbericht te sturen naar het oorspronkelijke adres.
- Te controleren of het op het juiste bestemmingsadres aankomt.
- Te controleren of bij forwards de X-Gm-Original-To header aanwezig is.
- Bij compliance-regels te controleren of de TLS-vereiste route ook daadwerkelijk wordt gebruikt door een mail te sturen naar een testdomein zonder TLS.
Voor diepere diagnose gebruik je in de Admin Console:
Zoek op afzender, ontvanger of onderwerp om te zien hoe een specifiek bericht door Google's systeem is verwerkt: welke regels zijn toegepast, welke route is gekozen, en eventuele foutcodes.
Email Log Search is je belangrijkste troubleshooting-tool voor routing. Wanneer een gebruiker meldt dat een mail niet aankomt of op een verkeerd adres terechtkomt, begin hier altijd. Het laat je per stap zien waarom een bericht is gerouteerd zoals het is.
Specifieke configuraties
Vertrokken medewerkers
Een veelvoorkomende behoefte. Aanbevolen aanpak:
- Zet de mailbox eerst op Forward (Include original recipient) of Redirect (Exclude original recipient) via recipient address map, afhankelijk van of de medewerker zelf nog moet kunnen meekijken.
- Bewaar de mailbox minimaal 6-12 maanden in plaats van direct te verwijderen, voor situaties waarin oude mail later toch nodig blijkt.
- Communiceer aan klanten en relaties dat het adres niet meer in gebruik is. Een auto-reply op het oude adres met het nieuwe contactadres is vaak handig naast de redirect.
- Voor compliance: behoud zo nodig de mailbox als archieflicentie (Archived User-licentie in Google Workspace), wat goedkoper is dan een volledige licentie.
Algemene afdelingsadressen (info@, sales@, support@)
Voor adressen die naar meerdere personen moeten gaan zijn er drie opties:
- Google Group (aanbevolen): maak een group aan via Apps > Groups. Iedereen die lid is ontvangt een kopie. Voordeel: leden zijn eenvoudig toe te voegen of te verwijderen, en de group kan zelf instellingen hebben (modereren, alleen interne afzenders, enzovoort).
- Recipient address map met meerdere mappings: stuur info@jouwdomein.nl door naar anne@jouwdomein.nl, bart@jouwdomein.nl en chris@jouwdomein.nl. Werkt, maar minder flexibel dan een Group.
- Gedeelde inbox via een ticketsysteem (Help Scout, Front, Zendesk): route support@jouwdomein.nl via Default routing of een routing-regel naar de inbox-URL van het ticketsysteem.
Forwarding naar een ticketsysteem (Help Scout, Zendesk, Freshdesk)
Externe ticketsystemen gebruiken meestal een uniek e-mailadres per inbox. Configuratie:
- Ga naar .
- Klik op Nog een regel toevoegen.
- Onder Specify envelope recipients to match kies Single recipient en voer het adres in dat je doorzet, bijvoorbeeld support@jouwdomein.nl.
- Onder Action kies Modify message, scroll naar Change Envelope Recipient, vink aan en plak het unieke ticket-inbox adres van het systeem.
- Vink ook aan Bypass spam filter for this message zodat legitieme klantmail niet door dubbele spamfilters wordt tegengehouden.
- Sla op.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
- Mail loops creëren. Wanneer adres A naar adres B forward en B per ongeluk weer terug naar A, ontstaat een eindeloze loop. Google detecteert dit meestal en breekt de keten af, maar plan je forwarding-keten altijd vooraf uit op papier voordat je hem activeert.
- Routing op de verkeerde plek instellen. Default routing en Routing zien er bijna identiek uit en staan op dezelfde pagina. Default routing geldt voor alle mail die niet door een specifiekere regel is gevangen. Routing is voor specifieke regels. Vooraf checken: heb ik de juiste sectie?
- Volgorde van routing-regels. Regels worden van boven naar beneden uitgevoerd. Plaats specifieke regels altijd bovenaan en generieke regels onderaan. Een verkeerde volgorde betekent dat een regel die je hebt aangemaakt nooit wordt uitgevoerd.
- Externe forwarding zonder DKIM. Wanneer je mail vanuit je Workspace doorzet naar een extern adres (bijvoorbeeld een Hotmail of een persoonlijk Gmail) kan SPF breken. Zorg dat het oorspronkelijke afzenderdomein DKIM heeft, anders belandt veel mail in de spamfolder van het doel.
- Forwarding aanlaten voor vertrokken medewerkers zonder einddatum. Plan een einddatum (bijvoorbeeld 6 maanden) waarna de doorstuurregel automatisch wordt opgeruimd. Google heeft hier geen ingebouwde reminder voor, dus zet het zelf op je beheerkalender.
- Routing-regel die per ongeluk te breed is. Maak een regel die "alle mail met onderwerp 'factuur' moet naar boekhouding" en je krijgt opeens spam en nieuwsbrieven over facturatie ook bij de boekhouding. Wees specifiek in regels, gebruik bij voorkeur afzender-criteria naast inhoud.
- X-Gm-Original-To header vergeten. Wanneer een ontvanger ineens mail krijgt die oorspronkelijk niet voor hem bedoeld was, leidt dat tot verwarring. Met deze header weet de ontvanger of zijn mailclient dat het bericht via een omleiding kwam, en kan er gericht op gefilterd worden.
